Objetivo

Handel SPA, dando estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 19.628 y normas complementarias, establece las siguientes politicas de tratamiento de la información con el propósito de que los titulares de los datos personales conozcan (i) quién es el Responsable del Tratamiento de sus datos (ii) el tratamiento al cual seran sometidos sus datos y la finalidad del mismo (iii) sus derechos frente al manejo de datos personales (iv) la persona encargada de recibir las consultas y/o reclamos que presenten en ejercicio de sus derechos (v) el procedimiento dispuesto para que puedan ejercer sus derechos (vi) la fecha de entrada en vigencia de las presentes politicas y (vii) el periodo de vigencia de las bases de datos.

Alcance

Las presentes Políticas de Tratamiento aplicarán a todas las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte del responsable.

Terminología

Para los efectos del presente documento se tendrán en cuenta las siguientes definiciones de la Ley 19.628:

1. Almacenamiento de datos, la conservación o custodia de datos en un registro o banco de datos.
2. Bloqueo de datos, la suspensión temporal de cualquier operación de tratamiento de los datos almacenados.
3. Comunicación o transmisión de datos, dar a conocer de cualquier forma los datos de carácter personal a personas distintas del titular, sean determinadas o indeterminadas.
4. Dato caduco, el que ha perdido actualidad por disposición de la ley, por el cumplimiento de la condición o la expiración del plazo señalado para su vigencia o, si no hubiese norma expresa, por el cambio de los hechos o circunstancias que consigna.
5. Dato estadístico, el dato que, en su origen, o como consecuencia de su tratamiento, no puede ser asociado a un titular identificado o identificable.
6. Datos de carácter personal o datos personales, los relativos a cualquier información concerniente a personas naturales, identificadas o identificables.
7. Datos sensibles, aquellos datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual.
8. Eliminación o cancelación de datos, la destrucción de datos almacenados en registros o bancos de datos, cualquiera fuere el procedimiento empleado para ello.
9. Fuentes accesibles al público, los registros o recopilaciones de datos personales, públicos o privados, de acceso no restringido o reservado a los solicitantes
10. Modificación de datos, todo cambio en el contenido de los datos almacenados en registros o bancos de datos.
11. Organismos públicos, las autoridades, órganos del Estado y organismos, descritos y regulados por la Constitución Política de la República, y los comprendidos en el inciso segundo del artículo 1º de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.
12. Procedimiento de disociación de datos, todo tratamiento de datos personales de manera que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona determinada o determinable.
13. Registro o banco de datos, el conjunto organizado de datos de carácter personal, sea automatizado o no y cualquiera sea la forma o modalidad de su creación u organización, que permita relacionar los datos entre sí, así como realizar todo tipo de tratamiento de datos.
14. Responsable del registro o banco de datos, la persona natural o jurídica privada, o el respectivo organismo público, a quien compete las decisiones relacionadas con el tratamiento de los datos de carácter personal.
15. Titular de los datos, la persona natural a la que se refieren los datos de carácter personal.
16. Tratamiento de datos, cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal, o utilizarlos en cualquier otra forma.
17. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Es importante tener en cuenta que, de acuerdo con el tipo de dato y la finalidad de este, la ley requerirá en mayor o menor medida la autorización para su tratamiento.

Otros Términos:

Se complementa la terminología de la Ley, con más definiciones y precisiones adicionales a los términos ya existentes:

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Ej. Los de origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Datos Privados. Son datos que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular. (Ej. Nivel de escolaridad).
• Dato Semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. (Ej. Dato financiero y crediticio).
• Datos Públicos: Son aquellos datos que conciernen al interés general (Ej. datos sobre el estado civil de las personas, su profesión u oficio datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, etc.)
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable Del Tratamiento

El responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados será Handel SPA., sociedad con RUT 96.784.840-9, domiciliada en Merced 838 A Of 61, Santiago, Chile con número de teléfono 226997805 y correo electrónico info@handel.cl

Para los efectos de la presente política, HANDEL SPA. será la responsable del tratamiento de los datos personales que se encuentren en las bases de datos que son de su control.

Articulo 4º Ley 19.628

El tratamiento de los datos personales sólo puede efectuarse cuando esta ley u otras disposiciones legales lo autoricen o el titular consienta expresamente en ello.

La persona que autoriza debe ser debidamente informada respecto del propósito del almacenamiento de sus datos personales y su posible comunicación al público.

La autorización debe constar por escrito. La autorización puede ser revocada, aunque sin efecto retroactivo, lo que también deberá hacerse por escrito.

No requiere autorización el tratamiento de datos personales que provengan o que se recolecten de fuentes accesibles al público, cuando sean de carácter económico, financiero, bancario o comercial, se contengan en listados relativos a una categoría de personas que se limiten a indicar antecedentes tales como la pertenencia del individuo a ese grupo, su profesión o actividad, sus títulos educativos, dirección comunicaciones comerciales de respuesta directa o comercialización o venta directa de bienes o servicios.

Tampoco requerirá de esta autorización el tratamiento de datos personales que realicen personas jurídicas privadas para el uso exclusivo suyo, de sus asociados y de las entidades a que están afiliadas, con fines estadísticos, de tarificación u otros de beneficio general de aquéllos.

Alcance De Los Datos Personales Tratados Por Handel

Los datos tratados por Handel para su servicio de Compliance Tarcker, provienen de fuentes de acceso público, por tanto no requieren de un tratamiento en particular.

Por otro lado Handel no comercializa Bases de datos, sino un servicio de identificación de registros sobre bases de acceso público, ya sean estas información de organismos gubernamentales o del Estado, así como de medios de comunicación, sobre las cuales se colectan y crean las Bases de Datos del servicio de Compliance Tracker.

El resto de los datos colectados por Handel hacen referencia a datos de Clientes, Empleados y Proveedores, para los cuales se describe su tratamiento en el Punto Nº 8 siguiente.

Derechos De Los Titulares

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe por la ley, como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que éste les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante el organismo regulador quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando el organismo regulador haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Procedimientos

Consultas

Quienes estén legitimados para ejercer los derechos del titular podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos del responsable del tratamiento, para lo cual deberán enviar una solicitud en este sentido al correo electrónico info@handel.cl

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Quienes estén legitimados para ejercer los derechos del titular podrán presentar reclamos ante el Responsable del Tratamiento cuando consideren que la información personal contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 19.628 y sus modificaciones.

Los reclamos que se presenten serán tramitados bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante correo electrónico a info@handel.cl , con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (2) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Areas Responsables De La Atencion De Consultas Y Reclamos

Las áreas encargadas de la atención de las consultas y los reclamos que realicen las personas legitimadas para ejercer los derechos del titular de los datos personales serán el área Administrativa y de Operaciones, quienes de manera conjunta atenderán cualquier consulta o reclamo en el correo electrónico info@handel.cl

El Gerente de Operaciones y Seguridadad apoyará el control sobre el resguardo de los datos tratados conforme a la política de seguridad de la información de HANDEL.

Tratamiento Y Finalidad De Los Datos Personales

El tratamiento y la finalidad para la cual se recolectan los datos personales atienden a la calidad de las personas que lo autorizan. De acuerdo con esto, se establecen tratamientos y finalidades para cuatro grandes grupos, sin perjuicio de alguno o alguna adicional que se haya establecido en la correspondiente autorización para cada caso particular.

Trabajadores

Los datos suministrados por los Trabajadores (personas con contrato de trabajo bajo cualquier modalidad, contrato de aprendiz o contrato de prestación de servicio) y de sus familiares, dependientes económicos y beneficiarios (incluyendo menores de edad), previa autorización de los titulares cuando a ello haya lugar, serán tratados (recolectados, almacenados, usados, entregados suprimidos, etc.), por la Gerencia General con las siguientes:

Finalidades

Administración de contrataciones, administración del personal activo e inactivo, administración de nóminas y otros pagos, afiliaciones al Sistema Integral de Seguridad Social y cajas de compensación familiar, el pago de aportes parafiscales, afiliación al seguro de vida colectivo y otros contratos de cobertura en pólizas colectivas, manejo de embargos judiciales y libranzas a través de nómina, administración de salarios y beneficios, el ejercicio de la subordinación sobre los trabajadores y de la potestad sancionatoria, evaluaciones de los trabajadores, coordinación del desarrollo profesional de los trabajadores, el acceso de los trabajadores a los recursos informáticos del empleador y la asistencia en su utilización, planificación, ejecución y difusión de actividades empresariales, reportes tributarios, estudios de seguridad, beneficios laborales, controles de ingreso y salida a las instalaciones de HANDEL, para el cumplimiento de obligaciones legales y, en especial, de las obligaciones que le asisten al empleador con sus trabajadores.

Así mismo se realizará el tratamiento de los datos del trabajador y sus familiares, dependientes económicos y beneficiarios (incluyendo menores de edad), para efectos del pago de beneficios legales Personales y los de las personas que conforman su grupo familiar, lo cual incluye el tratamiento de datos sensibles y de menores de edad. De igual manera, HANDEL podrá compartir los datos con las empresas relacionadas (dentro y fuera del territorio nacional), con clientes (p. ej. validación de cumplimientos normativos, contractuales y presentación de ofertas) y con terceros proveedores de servicios en relación con las tareas de recursos humanos y nóminas (p. ej., bancos, empresas de seguros y otros proveedores de beneficios de trabajadores), con el soporte de tecnología de la información (p. ej., mantenimiento de software y alojamiento de datos), soporte de recursos humanos (p. ej., consultoría de administración de capital humano y prestaciones) y para efectos de verificación de antecedentes.

Las empresas tratarán los Datos Personales de sus trabajadores, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

Vigencia

El período de vigencia de las bases que contengan estos datos será indefinido, es decir, permanecerán aún después de terminada la relación laboral o prestacional o hasta que la ley lo indique.

Personas Que Participen En Procesos De Selección De Personal

Los datos suministrados previa autorización de los titulares (cuando a ello haya lugar) serán tratados (recolectados, almacenados, usados, entregados, suprimidos, etc.), por la Gerencia con las siguientes:

Finalidades

Participación en el proceso de selección al cual está aplicando y posterior análisis en futuros procesos.

Vigencia

El período de vigencia de las bases que contengan estos datos será indefinido, es decir, permanecerán aún después de terminado el proceso de selección, o hasta que la ley lo indique.

Clientes Y Proveedores

HANDEL podrá realizar el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, entrega, supresión, etc.), de datos personales relacionados con clientes o proveedores (incluyendo sus representantes, colaboradores y administradores), en etapas precontractuales, contractuales y post-contractuales, para el desarrollo de su objeto social con las siguientes:

Finalidades

Ofrecimientos y/o asociaciones comerciales, administración, desarrollo, cumplimiento y ejecución de contratos. Evaluaciones de los Proveedores, encuestas a Clientes.

Vigencia

El período de vigencia de las bases que contengan estos datos será indefinido, es decir, permanecerán aún después de terminada la relación comercial, o hasta que la ley lo indique

Visitantes

Son todas las personas que ingresan a las instalaciones de HANDEL, cuyos datos personales serán tratados (recolectados, almacenados, usados, entregados, suprimidos, etc.) con las siguientes:

Finalidades

Realizar controles de ingreso y salida a las instalaciones de HANDEL, los cuales incluyen un sistema de control de acceso con videos, que permite únicamente la individualización de cada persona y que a su vez facilita las labores orientadas a proteger la seguridad de las personas que ingresen a las instalaciones.

Vigencia

La vigencia de la base de datos personales de los visitantes será indefinida para que aquellas personas que vuelvan a ingresar a las instalaciones del responsable del Tratamiento no tengan que volver a autorizar el tratamiento de sus datos personales, o hasta que la ley lo indique

Medidas De Seguridad De Los Datos Personales

HANDEL cuenta con políticas de seguridad de la información, las cuales contemplan mecanismos técnicos, humanos y administrativos necesarios para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Declaracion De Privacidad Union Europea

El responsable del Tratamiento dando cumplimiento al Reglamento General de Protección de Datos aplicables a residentes de la Unión Europea, establece la siguiente política de protección de Datos Personales, en caso de que los datos personales de residentes de la Unión Europea sean objeto de tratamiento o accedan a sus productos o servicios.

Información Que Recoge El Responsable

El responsable del Tratamiento recogerá datos de clientes requeridos para la contratación de los productos o servicios que presta, lo cual será informado al Titular. También podrá recoger información de posibles clientes, trabajadores, socios y contratistas.

El responsable del Tratamiento recoge datos personales cuando en desarrollo del objeto social se celebren y ejecuten contratos con Clientes y Proveedores en los cuales se requiera conocer datos personales, serán (Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión). También en la relación con posibles clientes, proveedores, contratistas y visitantes.

Se registran a los visitantes (nombre, identificación y contacto) y se utiliza la supervisión de cámaras por motivos de seguridad.

Finalidades

Administración, gestión desarrollo, cumplimiento y ejecución de contratos. Evaluaciones de los Proveedores o contratistas, encuestas a Clientes, entrega de productos y servicios, suministro de soporte facturación y motivos de seguridad de nuestras instalaciones y de las personas.

Legitimación

Celebración, negociación y ejecución de contratos y gestión del objeto social de HANDEL y cumplimiento de las leyes aplicables.

Portabilidad

Los ciudadanos de la Unión Europea en lo sucesivo los Ciudadanos podrán solicitar a el responsable del Tratamiento la devolución de los datos personales que divulgaron por consentimiento o contrato. El responsable del Tratamiento también facilitará la portabilidad de datos personales a otra empresa u organización cuando sea técnicamente posible.

Conservación

Sus datos se conservarán durante el tiempo necesario para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales o a su relación con Handel o durante el tiempo requerido en virtud del cumplimiento de términos establecidos en la ley aplicable.

Ejercicio De Derechos

Si los usuarios de bienes o servicios, proveedores, contratistas o visitantes ofrecidos por El Responsable del Tratamiento residen en la Unión Europea tiene derecho en virtud del Reglamento General de Protección de Datos a solicitar a El Responsable del Tratamiento:

1. El acceso a sus datos personales
2. La rectificación o supresión de sus datos
3. Restricción del tratamiento de sus datos personales

Derecho a presentar una queja ante la autoridad de Competente. Autoridad de Protección de Datos de la Unión Europea. http: ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data- protectionauthorities/index_en.htm

Para ejercer dichos derechos quienes estén legitimados para hacerlo titular podrán presentar reclamos ante el Responsable del Tratamiento.

Los reclamos que se presenten serán tramitados bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante correo electrónico a info@handel.cl , con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Seguridad

El responsable del Tratamiento ha adoptado en su sistema de información y medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la seguridad y confidencialidad de los datos almacenados; evitando en la medida de lo posible, su alteración, pérdida o acceso no autorizado.

Procedimiento De Eliminacion O Rectificacion De Datos Recolectados

Todo dato recolectado es susceptible de ser rectificado en caso que el titular lo requiera o un tercero entregue el documento legal que lo acredita.

Los datos recolectados de Clientes, Empleados, Prospectos de Empleados, Proveedores y Prospectos de Proveedores se mantienen mientras dure la relación contractual o proceso de establecimiento de la relación contractual. Un vez definida la relación contractual o terminada esta, el procedimiento de eliminación de datos es el siguiente:

Eliminación De Datos De Clientes

Una vez terminada la relación contractual con un cliente, el contrato que es el instrumento que contiene datos personales, se mantendrá por un periodo de hasta 5 años de terminada la relación y posteriormente se eliminará el contrato en físico o digital según sea el caso, registrando dicha eliminación en una bitácora de control de eliminación de datos Personales. Esta bitácora se rige a partir del 1 de Enero del 2024.

Eliminación De Datos De Empleados Y/O Prospectos De Empleados

Una vez terminada la relación contractual con un empleado o prospecto de empleado, el contrato o Curriculum, que es el instrumento que contiene datos personales, se mantendrá por un periodo de hasta 5 años de terminada la relación para el empleado y de 1 año para el prospecto de empelado, y posteriormente se eliminará el contrato o CV en físico o digital según sea el caso, registrando dicha eliminación en una bitácora de control de eliminación de datos Personales. Esta bitácora se rige a partir del 1 de Enero del 2024.

Eliminación De Datos De Proveedores.

Una vez terminada la relación contractual con un Proveedor, el contrato si es que aplica el caso, que es el instrumento que contiene datos personales, se mantendrá por un periodo de hasta 2 años de terminada la relación y posteriormente se eliminará el contrato en físico o digital según sea el caso, registrando dicha eliminación en una bitácora de control de eliminación de datos Personales. Esta bitácora se rige a partir del 1 de Enero del 2024.

Modificacion A Las Politicas De Tratamiento De Datos Personales

El responsable del Tratamiento se reserva el derecho de modificar las presentes políticas para lo cual se encargará de divulgarlo suficientemente para el conocimiento de los titulares. Las modificaciones que versen sobre lo dispuesto en el numeral 4 y 8 que puedan afectar el contenido de la autorización, se comunicarán al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas y deberán estar respaldadas con una nueva autorización.